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Es un cargo
importante.
El secretario de la iglesia
desempeña uno de
los cargos importantes en la iglesia, y de su debido
ejercicio depende en gran parte el funcionamiento
eficiente de la misma. Al igual que los otros dirigentes
de la iglesia, el secretado es elegido por el período de
uno o dos
años, según lo determine la iglesia local; pero, debido a
las funciones importantes y especializadas de este
puesto, es sabio elegir a alguien que pueda ser
reelegido por repetidos períodos, con el fin de dar
continuidad al mantenimiento de los registros y a la
información. En las iglesias grandes se pueden elegir
tantos vicesecretarios como se necesite. El secretario
actúa como secretario de todas las reuniones
administrativas de la iglesia y debe conservar un
registro exacto de todas de esas reuniones. Si por
alguna razón no puede asistir a una reunión, debe hacer
arreglos para que un asistente esté presente y tome nota
de los acuerdos.
Las notas
tomadas en las sesiones de la junta directiva de la
iglesia deben registrarse en el libro
de actas de la iglesia, o en algún otro sistema
apropiado de registro adoptado
por la iglesia, indicando la fecha y la hora de la
sesión,
el número de
personas que asistieron y un informe de todas las
decisiones tomadas. El
secretario debe también hacer una lista de todas las
comisiones que sean
nombradas por la junta directiva de la iglesia, y dar al
presidente de cada comisión una lista de los miembros de la mismas, junto
con los términos de
referencia y un bosquejo de la tarea que la comisión debe
realizar.
El libro de actas de la iglesia puede solicitarse a la
agencia de publicaciones
o, en algunos pases, a la casa publicadora. Este libro
tiene espacio
para registrar la lista de miembros de la iglesia, con
las columnas necesarias
para indicar cómo y cundo fueron recibidos o excluidos.
Este registro debe
llevarse cronológicamente, y la información de apoyo
correspondiente a
cada nuevo ingreso también debe registrarse en la
sección
donde se conservan
los votos referentes a la feligresa. Esta lista debe
llevarse con exactitud,
y mantenerse al da con el fin de mostrar la situación
oficial de cada
miembro.
No debe añadir o borrar nombres
sin el voto de la iglesia.
Siempre debe
haber un voto tomado por la iglesia para añadir o
eliminar un nombre
de la lista de miembros, excepto en el caso de muerte de
uno de ellos. Ningún nombre debe de añadirse o eliminarse
únicamente por
decisión de la
junta directiva de la iglesia. El secretario no tiene
autoridad para añadir o
eliminar nombres de la lista de miembros sin un voto de
la iglesia. Cuando
un miembro fallece, el secretario debe, lo más pronto
posible, registrar la fecha de su deceso al lado del
nombre en el libro de registro.
Procedimientos para la
recepción y exclusión de miembros
Admisión de miembros por profesión de fe. Hay cuatro
circunstancias
en las cuales las personas que han aceptado el mensaje
adventista del séptimo da pueden ser aceptadas en la iglesia por
profesión de fe:
-
1. Un cristiano dedicado proveniente de otra
comunión
cristiana,
que ya fue bautizado por inmersión de la manera
practicada por la Iglesia
Adventista del Séptimo Día.
2. Un miembro de la Iglesia Adventista del
Séptimo Día
que, debido
a las condiciones mundiales, no puede conseguir la carta
de traslado de la
iglesia a la que pertenecía.
3. Un miembro de la Iglesia Adventista del
Séptimo Día
cuyo pedido
de carta de traslado no recibió ninguna respuesta de la
iglesia de donde
es miembro. En este caso debe buscarse la ayuda de la
Asociación/Misión/Campo. Si la iglesia que hace el pedido pertenece a
otra Asociación/Misión/Campo, debe solicitarse la ayuda de ambas
asociaciones/misiones/
campos.
4. Una persona que ha sido miembro, pero cuyo registro
de feligresía se ha perdido o ha sido borrado por paradero
desconocido, y sin embargo
en realidad ha permanecido fiel a su compromiso
cristiano.
Debe
ejercerse mucho cuidado al recibir a personas como
miembros si
anteriormente fueron miembros de alguna otra iglesia de
nuestra denominación. No faltan ejemplos de personas desfraternizadas de
una iglesia que
más tarde se presentan en otra iglesia solicitando ser
aceptadas por profesión de fe. Cuando un ex adventista solicita ser miembro de
la iglesia por profesión de fe, debe hacerse una seria
investigación con
respecto a su experiencia
anterior. Los dirigentes de la iglesia deben buscar el
consejo y la
ayuda del presidente de la Asociación/Misión/Campo. Debe
tomarse el
tiempo suficiente para extender las investigaciones
tanto como se necesite
para revelar todos los hechos.
Cuando una
persona solicita que se la recibida como miembro por
profesión de fe, y se encuentra que todavía es miembro de
otra iglesia adventista,
no se debe hacer nada para recibirla hasta que la
iglesia donde está registrado su nombre conceda la
carta de traslado. Si, después de seguir el proceso de
transferencia, la
mencionada iglesia se niega a
conceder la carta, el miembro puede apelar a la junta
directiva de la Asociación/Misión/Campo si considera que la transferencia ha sido
negada injustamente.
La iglesia donde está registrada su membresía o la junta
directiva
de la Asociación/Misión/Campo son las organizaciones
apropiadas para
decidir si la conducta pasada lo califica para recibir
una carta de traslado.
Seguir este
procedimiento contribuirá para que haya más aprecio por
el carácter sagrado de la cualidad de miembro de
iglesia, y para que se reparen
los errores en los casos en que sea necesario. Ninguna
iglesia tiene el derecho
de impedir la transferencia de la membresía de un
miembro, a menos
que la persona esté bajo disciplina.
Cuando una
persona que ha sido desfraternizada quiere ser
readmitida
en la membresía de la iglesia, su readmisión es
normalmente precedida por
el rebautismo.
Eliminación de nombres.
Los nombres
de los miembros sólo pueden
eliminarse de la lista por un voto de la iglesia, en
virtud del cual se le concede
carta de traslado a otra iglesia o se lo desfraterniza,
excepto en el caso
de los miembros fallecidos.
No debe llevarse una lista de
los ex miembros.
Cada iglesia
debe tener una sola lista de miembros. En ninguna
circunstancia debe seguirse la
practica de llevar una lista de los miembros retirados
de la lista. La lista de
la iglesia debe contener los nombres de todos los
miembros. Sólo deben
añadirse nombres a esta lista mediante un voto de la
iglesia, en virtud del
cual se acepta a la persona por profesión de fe, o por
bautismo, o por carta
de traslado.
Traslado de miembros.
El secretado
de la iglesia maneja la correspondencia
con los miembros individuales y con las iglesias en lo
que se
refiere al traslado de miembros.
Transferencia de miembros de iglesia.
Cuando un miembro
de la
iglesia se muda a otra localidad, el secretario de la
iglesia de la cual es
miembro debe escribir al secretario de la Asociación/Misión/Campo
a la
cual se trasladó, solicitando que un pastor de la nueva
localidad le haga
una visita pastoral. Esta intervención pastoral puede
facilitar el proceso de
transferencia.
El secretario de la iglesia donde se encuentra la
feligresa del miembro
que se trasladó, debe también notificar al miembro la
intención de darle su
nueva dirección al pastor de la nueva localidad donde
vive.
El miembro de
iglesia que traslada su domicilio a otra localidad por
un período mayor de seis meses, debe solicitar
inmediatamente la carta de
traslado a una iglesia cercana a su nuevo lugar de
residencia. Si la nueva residencia
está en una zona aislada, donde no hay una iglesia a una
distancia
razonable, el plan acostumbrado es que solicite unirse a
la iglesia de la Asociación/Misión/Campo. La carta de
traslado es válida
durante seis meses a partir de la fecha de expedición, y
a menos que la persona sea aceptada
dentro de ese plazo, la carta pierde validez.
Método para conceder cartas de
traslado.
El miembro de
iglesia que se trasladó debe solicitar la carta de
traslado al secretario de la iglesia con la cual desea
unirse. Este secretario envía entonces la solicitud al
secretario de
la iglesia de la cual procede el miembro que desea ser
transferido. Al recibir
el pedido, el secretario lo presenta al pastor, si es un
ministro ordenado,
o al anciano de la iglesia, quien, a su vez presenta el
pedido a la junta directiva
de iglesia.
La junta directiva de la iglesia considera el pedido y
hace una recomendación a la iglesia, favorable o
desfavorable, con respecto a dicho pedido. El pastor o
el anciano presenta entonces la recomendación a la
iglesia, anunciando que se trata de la primera lectura.
A la semana siguiente se presenta nuevamente el pedido a
la iglesia y se toma la votación final. El propósito
de este intervalo de una semana es dar a cualquier
miembro la oportunidad
de objetar el otorgamiento de la carta de traslado, por
cualquier razón válida.
Por lo general, esa objeción no debe presentarse en
publico, sino que
se la debe hacer al pastor o al anciano, cuyo deber es
citar a la junta directiva
de la iglesia para considerar la objeción. El objetante
debe tener la
oportunidad de presentarse ante la junta directiva para
exponer sus objeciones.
Si éstas no se basan en causas válidas, debe
aconsejársele
que las
retire. Por otra parte, si la objeción tiene fundamentos
válidos, es deber de la junta directiva de la iglesia
hacer las investigaciones que sean necesarias.En este caso, se suspende el voto final de la iglesia
concediendo la
carta hasta que el asunto se aclare debidamente.
Si las objeciones tienen que ver con las relaciones
interpersonales, deben
hacerse todos los esfuerzos posibles para lograr la
reconciliación. Si
se trata de ofensas públicas, pueden aplicarse las
medidas disciplinarias
que correspondan. Si se trata de algún desliz
espiritual, deben hacerse esfuerzos
para restaurar al miembro en cuestión.
El secretario debe preparar la
carta.
Después que
la iglesia vota conceder
la carta de traslado, el secretario de la iglesia debe
llenar el formulario
usado con esa finalidad, y enviarlo al secretario de la
iglesia a la cual
desea unirse el miembro.
El secretario
de esta iglesia le entrega la carta al pastor o al
anciano
para que la presente en la primera sesión de la junta
directiva de la iglesia,
con el objeto de obtener la recomendación
correspondiente. Después se
presenta la solicitud a la iglesia en su siguiente culto
regular y se la deja en
suspenso, sin votar, durante una semana, al cabo de la
cual se efectúa la votación definitiva aceptando a la persona en la
feligresa.
Entonces el secretario de la iglesia que recibe al
miembro añade el
nombre de éste y la fecha de aceptación en el registro de
miembros de la
iglesia. El secretario llena también el talón o parte de
la carta de traslado
que debe ser devuelta a la iglesia original,
certificando que el miembro fue
aceptado, y se lo envía al secretario de la iglesia de la
cual fue transferido.
Situación del miembro durante el
intervalo del traslado.
El secretario
de la iglesia que concede la carta de traslado no debe,
en ninguna circunstancia,
eliminar el nombre del miembro del registro de la
iglesia hasta no
haber recibido el talón de la carta de traslado que
certifica que el miembro
fue aceptado por voto en la feligresa de la iglesia a la
que se trasladó.
Seguir
cualquier otro plan es privar a la persona de su
condición de
miembro de iglesia durante el período del traslado, y es
un procedimiento
que nunca debe usarse. El secretario, el anciano, el
pastor y el presidente de
la Asociación/Misión/Campo son responsables de que se siga
uniformemente
en todas las iglesias el procedimiento antes mencionado.
Recibimiento de miembros
perturbados por las condiciones mundiales.
Puede ser que, a causa de las condiciones mundiales,
haya casos de
personas acerca de las cuales no pueda enviarse ni
recibirse ninguna comunicación de la iglesia en la cual está registrada su feligresa.
En tales casos,
la iglesia donde residen, en consulta con la Asociación/Misión/Campo
local, debe verificar cuál es el estado espiritual de
estas personas y, entonces,
recibirlas por profesión de fe. Si más tarde es posible
comunicarse con
la iglesia de la cual proceden, la iglesia que las
recibió debe enviar una
carta comunicando lo que se hizo.
Los miembros trasladados y los
informes estadísticos.
Al fin de
cada trimestre y al fin del año, cuando se hacen los
informes estadísticos de la
iglesia, todos los miembros a los que se les concedió
carta de traslado pero
cuyo talón de retorno no se ha recibido aún, deben ser
contados todavía en
la feligresa de la iglesia que concedió las cartas.
Cuando se reciba el talón
de retorno, certificando que el miembro fue aceptado por
la otra iglesia,
recién entonces se omite su nombre de la lista de la
iglesia que concedió la
carta, y no se lo incluye ya en el próximo informe
estadístico trimestral.
La iglesia que lo recibió inscribir el nombre en su lista
de miembros, y lo
incluirá en el informe del siguiente trimestre.
Si un miembro no es aceptado.
La iglesia a
la cual se dirige una carta
de traslado tiene la obligación de recibir al miembro, a
menos que esté en
conocimiento de alguna razón válida y suficiente para no
concederle el privilegio
de formar parte de su feligresa. Si la iglesia no recibe
al miembro,
el secretario debe devolver la carta a la iglesia que la
envió, con una explicación completa de las razones por las cuales no se lo
recibió.
La membresía de tal persona queda, entonces, exactamente como era
antes de hacer
el pedido de la carta de traslado, es decir, sigue
siendo miembro de la iglesia
original que concedió la carta. El miembro debe cooperar
con la iglesia
para aclarar cualquier asunto suscitado por la iglesia
que rehusó aceptarlo
como miembro.
No se concede carta de traslado
a miembros bajo disciplina.
En ningún
caso debe una iglesia votar la carta de traslado de un
miembro que está
bajo disciplina. Hacerlo serla violar el espíritu de la
regla de oro.
Se conceden cartas sólo a
quienes están en plena comunión.
Las
cartas de traslado se conceden únicamente a los miembros
que están en plena comunión con la iglesia. Hacer
declaraciones que califiquen al
miembro en una carta de traslado es incorrecto.
Algunas veces, un miembro que se mudó a otra localidad se
enfrió, o
se volvió indiferente. En este caso el anciano de la
iglesia, antes de que la
iglesia conceda la carta, y para tener una idea clara en
cuanto a si es prudente
conceder la carta de traslado, puede tratar el caso con
el anciano de la
iglesia de la localidad a la cual se mudó el miembro.
No se vota una carta de
traslado sin la aprobación del miembro.
En ningún
caso debe una iglesia votar una carta de traslado contra
el deseo o
pedido del miembro en cuestión, ni debe iglesia alguna
aceptar en su seno a
un miembro en virtud de una carta otorgada bajo tales
circunstancias.
El ser
miembro de la iglesia constituye una relación personal
del individuo
con el cuerpo de Cristo. La iglesia debe reconocer esta
relación y
evitar cualquier conducta que pueda considerarse como
arbitraria.
Por otra
parte, el miembro tiene la obligación de reconocer el
bienestar
de la iglesia y de hacer todo lo posible para librar a
la iglesia de los problemas
originados por la ausencia de los miembros. Cuando un
miembro se
muda del área de la iglesia en la cual está registrada
su membresía, tiene el
deber individual de colaborar de buena gana solicitando
su carta de traslado.
En el caso de
una iglesia expulsada de la hermandad de iglesias como
resultado del voto del congreso de la Asociación/Misión/Campo,
ser‡ necesario, para salvaguardar a la feligresa de los
miembros leales, transferir
provisionalmente la feligresa de todos los miembros de
la iglesia expulsada
a la iglesia de la Asociación/Misión/Campo, excepto los
que rehúsen
ser transferidos. La membresía de esos últimos ser‡
considerada como excluida
luego de la expulsión de la iglesia. La iglesia de la
Asociación/Misil
n/Campo está facultada para conceder cartas de traslado
a los miembros
leales que las pidan, y para manejar otros casos del
modo que sea necesario.
La junta directiva no puede
conceder cartas de traslado.
La junta
directiva de la iglesia no tiene autoridad para votar
una carta de traslado ni
para recibir a miembros de otras iglesias por carta. Sus
facultades en este
asunto se limitan a hacer recomendaciones a la iglesia.
El voto sobre todas
las transferencias de miembros, favorable o
desfavorable, debe ser tomado
por la iglesia. El secretario no tiene autoridad
para eliminar o añadir nombres a la lista de miembros de
la iglesia, excepto después del voto de la iglesia. Cuando un miembro muere
no se necesita ningún voto para eliminar su nombre; el secretario
sencillamente registra el
hecho y la fecha.
Correspondencia con los
miembros.
El secretario
debe tratar de mantenerse en comunicación con los
miembros ausentes por medio de correspondencia.
El secretario
de la iglesia debe mantener correspondencia con los
miembros ausentes, comunicándoles las noticias importantes sobre el progreso
de la iglesia
y animándolos, a su vez, a informar cada trimestre sus
propias actividades
cristianas. Es deseable que el secretario les escriba
frecuentemente.
Credenciales para los delegados
al congreso de la Asociación/Misión.
El
secretario, con la autorización de la junta directiva de
la iglesia,
extiende las credenciales para todos los delegados
elegidos para representar
a la iglesia en el congreso de la Asociación/Misión local,
y las envía puntualmente
al secretario de la Asociación/Misión. Todos los
formularios para
los registros, los informes, las credenciales, las
cartas de recomendación, etc., los provee la Asociación/Misión.
Debe enviar los informes
puntualmente.
Es deber del
secretario de
la iglesia preparar y enviar puntualmente ciertos
informes. Algunos son
anuales, otros son trimestrales. Es esencial que se
envíen todos al secretario
de la Asociación/Misión/Campo dentro del tiempo
especificado, ya que estos
informes son importantes para la exactitud de los
informes preparados
por otras organizaciones de la iglesia mundial. El
secretario debe obtener la información que necesite para preparar estos informes del
tesorero, del secretario
del departamento de Ministerios Personales, del jefe de
diáconos,
del secretario de la Escuela Sabática, del secretario de
la Sociedad de Jóvenes,
del director de la escuela de iglesia y de los datos que
ya posee como
secretario.
El secretario
de la iglesia debe llenar todos los datos pedidos por
los formularios. Debe dedicar atención especial al traslado de los
miembros, y a los
miembros recibidos o excluidos por diversas causas, tal
como se indica en
el formulario. El secretario de la Asociación/Misión/Campo
debe informar
trimestralmente al secretario de la Unión, y éste al
secretario de la División, y el de la División al de la
Asociación General estos
importantes datos;
cualquier omisión o demora en el envío de los informes
afecta seriamente
la obra en toda su extensión. La atención fiel a todos los
detalles especificados
en los formularios de informes ayuda mucho a mantener un
registro
exacto de la obra mundial de la iglesia.
Las actas de la iglesia.
El
secretario de la iglesia prepara las actas de
la iglesia. Estas actas deben conservarse
cuidadosamente. Todos los registros
y libros de contabilidad de los diversos oficiales de la
iglesia son propiedad
de la iglesia; y el secretario debe entregarlos al
finalizar su período
de servicio al nuevo secretario que haya sido elegido, o
a la iglesia en cualquier
momento del período, a pedido del pastor o del anciano.
Fuente: Manual de Iglesia
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